instellectEen klant vraagt waarom een dossier nog openstaat
In een fictief voorbeeld noemt de klant referentie D-62. De medewerker onderzoekt eerst of deze bij de juiste organisatie en administratie hoort. Het dossier bevat een status, een eerder bericht en een ontbrekend document. Het werkvoorstel vat die drie punten samen en vraagt om het document. Het kan niet vaststellen dat er is betaald als daarvoor geen gecontroleerde broninformatie beschikbaar is.
Een bijna gelijk dossiernummer blijkt bij een andere administratie te horen. De proef hoort dit niet samen te voegen. Een bruikbaar antwoord meldt dat de referentie moet worden bevestigd. De medewerker wint alleen tijd als zulke uitzonderingen herkenbaar blijven; een vlotte maar onjuiste samenvatting maakt het proces juist langer.