Sales operations

Van losse bestelling.
Naar controleerbare order.

Bestellingen komen binnen als mail, PDF of vrije tekst. Onderzoek hoe AI de orderregels kan voorbereiden, zodat je binnendienst gericht controleert wat nog aandacht vraagt.

Bespreek je workflow ↗Bekijk de aanpak ↓

Instellect is in ontwikkeling. We verkennen samen de haalbaarheid; deze pagina belooft geen kant-en-klare integratie.

InstellectFictief procesvoorbeeld

01 / Binnengekomen bestelling“Vier dozen van artikel B-42, graag dinsdag.”

02 / Gevonden artikelafspraakB-42 · 12 stuks per doos · bronversie bekend

03 / Voorstel voor de binnendienst48 stuks · leverdatum nog niet bevestigd

Medewerker beoordeelt de vervolgstap

Voorstel voor een eerste pilot, geen live productweergave.

Wat deze toepassing doet

Orderverwerking automatiseren met AI

AI-orderverwerking zet een ongestructureerde bestelling om naar een voorstel met klant, artikel, aantal en leverwens. Daarna toetsen vaste regels het voorstel aan je artikelbestand en klantafspraken. Een eerste pilot kan stoppen bij een gecontroleerd concept, voordat er een verkooporder in het ERP ontstaat.

Van instroom naar beoordeling

Zo ontwerp je de eerste workflow.

01
Kies één instroom en één ordertype
Begin bijvoorbeeld met herhaalbestellingen uit één mailbox. Leg vast welke bijlagen worden verwerkt en wie de klantidentiteit bevestigt. Een algemeen taalmodel hoeft geen rol te krijgen als de invoer al gestructureerd via EDI binnenkomt.
02
Scheid uitlezen, matchen en controleren
Laat eerst de tekst omzetten naar velden. Match vervolgens tegen geldige artikelnummers, verpakkingseenheden en klantafspraken. Onbekende codes, meerdere mogelijke matches en ontbrekende aantallen krijgen een uitzonderingsstatus.
03
Laat de binnendienst het concept beoordelen
Toon de oorspronkelijke regel naast het voorstel. Schrijf pas naar het ERP nadat de juiste medewerker de concrete order heeft goedgekeurd. Houd een externe referentie bij om dubbele invoer te herkennen.

Welke orderregels kunnen door naar beoordeling?
Gevonden situatie	Beslissing	Wat is nodig?
Artikel en eenheid eenduidig	Concept voorbereiden	Bronregel naast het voorstel
Meerdere artikelmatches	Stop voor controle	Artikel of uitvoering laten bevestigen
Verpakking onbekend	Niet omrekenen	Geldige eenheid uit artikelbron
Mogelijke herhaalde bestelling	Bestaande order onderzoeken	Klantreferentie en inhoud vergelijken

Wanneer is dit een passende eerste pilot?

Deze route is het onderzoeken waard bij terugkerende ongestructureerde bestellingen, een onderhouden artikelbestand en een team dat uitzonderingen kan beoordelen. Eerst brondata opschonen is verstandiger wanneer verpakkingen, klantcodes of prijzen structureel ontbreken. Bestaande vaste importregels blijven nuttig: AI hoeft de controle van aantallen en toegestane waarden niet over te nemen.

Uitgewerkt fictief voorbeeld

Vier dozen zijn niet altijd vier stuks

Een fictieve groothandel ontvangt “4 dozen B-42, levering dinsdag”. In het artikelbestand bevat een doos twaalf stuks. De conceptorder wordt daarom 48 stuks, met de originele tekst naast de berekening. De gewenste dinsdag is een klantwens; zonder actuele beschikbaarheid mag die geen bevestigde leverdatum worden.

Komt dezelfde bijlage later via een doorgestuurde mail opnieuw binnen, dan hoort het systeem de bestaande opdracht te tonen. Alleen vergelijken op e-mailonderwerp is onvoldoende: een klant kan twee verschillende orders met hetzelfde onderwerp sturen. Spreek af welke klantreferentie en documentkenmerken een mogelijke dubbeling markeren.

Beoordeel het resultaat

Wat je tijdens de pilot meet.

Vergelijk dezelfde historische orders handmatig en met het prototype. Noteer correcties per orderregel, gemiste dubbelingen, tijd tot een goedgekeurd concept en overgebleven uitzonderingen. Test bewust één onleesbare bijlage, een oude artikelcode en een wijziging na goedkeuring. Een onjuiste hoeveelheid of dubbele order vraagt een aparte beoordeling; die mag niet verdwijnen in een gemiddelde tijdwinst.

Bereken je businesscase met eigen aannames ↗

Vragen vóór je begint.

Kan dit met Exact Online of een ander ERP?

Dat hangt af van API-toegang, beschikbare velden, administratie en rechten. Deze pagina belooft geen werkende connector. Begin met een export of leesroute en onderzoek het aanmaken van verkooporders als afzonderlijke stap.

Kan AI direct een orderbevestiging versturen?

Dat is een apart procesbesluit. Controleer eerst prijs, voorraad, leverdatum en bevoegde afzender. In het voorbeeld blijft verzending buiten de eerste pilot.

Wat hebben we nodig voor een eerste verkenning?

Een beschrijving van het orderproces, de betrokken systemen en geanonimiseerde voorbeelden van normale en afwijkende orders. Deel geen klantdocumenten of credentials via het eerste contactformulier.

Wanneer volstaat een vaste import zonder AI?

Als de invoer al gestructureerd en eenduidig is, bijvoorbeeld via EDI of een afgesproken bestand, begin dan met vaste import- en validatieregels. Onderzoek AI voor vrije tekst en uitzonderingen die de bestaande route niet opvangt.

Uitwerking door Instellect · 18 oktober 2026

Eigen procesontwerp en fictieve voorbeelden. Geen gemeten klantresultaten. Technische achtergrond: begin met een afgebakende workflow en toets bevoegdheden bij iedere actie.

Van idee naar haalbaarheid

Hoe loopt dit werk bij jouw team?

Beschrijf de taak, systemen en het gewenste resultaat. Daarmee kunnen we een eerste afbakening bespreken.

Bespreek je workflow ↗

Van losse bestelling.Naar controleerbare order.

Orderverwerking automatiseren met AI

Zo ontwerp je de eerste workflow.

Kies één instroom en één ordertype

Scheid uitlezen, matchen en controleren

Laat de binnendienst het concept beoordelen

Wanneer is dit een passende eerste pilot?

Vier dozen zijn niet altijd vier stuks

Wat je tijdens de pilot meet.

Vragen vóór je begint.

Hoe loopt dit werk bij jouw team?

Werk je volgende keuze uit.

Exact Online en MCP

Controle na de bestelling

Dubbele acties voorkomen

Maak het proces concreet.

E-mailverwerking automatiseren met AI

AI voor Exact Online: van administratie naar werkvoorstel

Documentverwerking met AI: van PDF naar controleerbare gegevens

AI-inkoopassistent: leveranciersoffertes vergelijkbaar maken

Productinformatie verrijken met AI: van brondata naar productcontent

Orderbevestigingen controleren met AI: afwijkingen vóór ontvangst zien

Leveringsbewaking met AI: open inkooporders gericht opvolgen

Retouraanvragen verwerken met AI: een compleet dossier voor service

Van losse bestelling.
Naar controleerbare order.