Naar inhoud
instellect.ai
Operations / documenten

Van document naar gegevens.
Met de bron ernaast.

Formulieren, bijlagen en PDF’s komen in verschillende vormen binnen. Maak de gegevens bruikbaar zonder kwijt te raken waar een waarde vandaan komt.

Instellect is in ontwikkeling. We verkennen samen de haalbaarheid; deze pagina belooft geen kant-en-klare integratie.

InstellectFictief procesvoorbeeld
01 / Inkomend documentLeveringsbericht L-308 · drie pagina’s
02 / VeldvoorstelReferentie, datum en aantal met vindplaats
03 / ReviewMedewerker beoordeelt de afwijkende eenheid
Medewerker beoordeelt de vervolgstap
Voorstel voor een eerste pilot, geen live productweergave.
Wat deze toepassing doet

Documentverwerking met AI: van PDF naar controleerbare gegevens

Documentverwerking met AI combineert het herkennen van tekst en documentstructuur met het verzamelen van gegevens voor een specifieke taak. Een bruikbaar resultaat bevat de gevonden waarde, de bronlocatie en de controles die nog nodig zijn. Uitlezen is een voorbereidende stap; het bijwerken van een systeem of goedkeuren van een document blijft een aparte handeling.

Van instroom naar beoordeling

Zo ontwerp je de eerste workflow.

  1. 01

    Bepaal welke velden het vervolgproces echt nodig heeft

    Kies één documenttype en beschrijf het gewenste resultaat, bijvoorbeeld referentie, leverdatum en aantal. Leg per veld uit wat het betekent. Is een datum de besteldatum, verzenddatum of verwachte aankomst? Spreek af welke waarden verplicht zijn en hoe je ontbrekende gegevens weergeeft. Een leeg veld mag niet ongemerkt veranderen in nul of een verzonnen standaardwaarde.

  2. 02

    Bewaar de relatie tussen waarde en bron

    Laat naast elk voorstel zien uit welk document, welke pagina en welke passage het komt. Tekstherkenning en het begrijpen van de documentindeling zijn verschillende onderdelen. Een tabel kan een kop over meerdere rijen gebruiken of op de volgende pagina doorgaan. Controleer of waarden bij de juiste kolom en regel blijven horen, ook bij scans en afwijkende lay-outs.

  3. 03

    Valideer vóór de overdracht naar een ander systeem

    Gebruik vaste regels voor formaten, eenheden en verplichte combinaties. Laat twijfelgevallen naar een medewerker gaan met het document in beeld. Bewaar het verschil tussen de oorspronkelijk gevonden waarde en de gecorrigeerde waarde. Onderzoek het schrijven naar een bronsysteem pas nadat de extractie betrouwbaar genoeg is voor de afgebakende taak.

Maak onderscheid tussen vier soorten invoerproblemen
SituatieVerwacht gedragTe beoordelen
Veld staat niet in het documentOntbrekend markerenIs een vervolgvraag nodig?
Scan is onleesbaarNiet betrouwbaar leesbaar markerenOpnieuw aanleveren of handmatig lezen
Twee verschillende datumsBeide waarden met betekenis tonenWelke datum vraagt het proces?
Aantal zonder duidelijke eenheidGeen stilzwijgende omrekeningStuks, dozen of een andere eenheid?

Wanneer volstaat OCR en wanneer is meer nodig?

OCR zet een afbeelding van tekst om in leesbare tekst. Voor een workflow heb je vaak ook de relatie tussen koppen, tabellen en waarden nodig. Documentanalyse kan zulke structuur beschikbaar maken. Een model kan vervolgens helpen variërende omschrijvingen naar afgesproken velden te vertalen. Kies de onderdelen op het documentprobleem: een digitaal formulier met vaste velden vraagt mogelijk alleen validatie, terwijl een gescande bijlage eerst herkenbare tekst nodig heeft.

Uitgewerkt fictief voorbeeld

Twaalf dozen zijn niet automatisch twaalf stuks

Een fictief leveringsbericht noemt twaalf dozen. Een bijlage noemt zes stuks per doos. De extractie bewaart eerst beide bronwaarden met hun vindplaats. Als het vervolgproces aantallen in stuks nodig heeft, hoort de omrekening zichtbaar en volgens een afgesproken regel te gebeuren. Het voorstel bevat dan ook de gebruikte verpakkingseenheid, zodat de medewerker de berekening kan controleren.

Komt later een gecorrigeerde versie binnen met tien dozen, dan moeten de twee documenten als versies herkenbaar zijn. De oude waarde mag niet opnieuw als nieuwste invoer worden aangeboden. In de proef krijgt de reviewer beide versies en een verschiloverzicht. Dit is een oefenscenario voor documentverwerking, geen reeds beschikbare productfunctie of gemeten klantcase.

Beoordeel het resultaat

Wat je tijdens de pilot meet.

Meet juistheid per veld en per volledig document. Een document is pas bruikbaar als de benodigde velden samen kloppen. Registreer ontbrekende waarden, verkeerde kolomtoewijzing, foutieve eenheden en reviewtijd afzonderlijk. Test meerdere lay-outs, scans, bijlagen en herziene versies. Een algemene nauwkeurigheidsscore kan verhullen dat juist één cruciaal veld vaak verkeerd wordt gelezen.

Bereken je businesscase met eigen aannames ↗

Vragen vóór je begint.

Kan dit met PDF’s en scans?

Dat is een gangbaar toepassingsgebied van documentanalyse, maar kwaliteit hangt af van de concrete bestanden en gekozen oplossing. Neem je eigen documentvarianten mee in de proef; deze pagina garandeert geen ondersteuning van elk formaat.

Is een hoge confidence-score voldoende om een waarde over te nemen?

Niet op zichzelf. Controleer ook verplichte velden, verbanden en de gevolgen van een verkeerde waarde. Bepaal per veld wanneer review nodig is en toets die keuze met gelabelde voorbeelden.

Hoe verschilt dit van een kennisassistent?

Documentverwerking zet een binnenkomend bestand om in gegevens voor een proces. Een kennisassistent zoekt informatie om vragen te beantwoorden. Dezelfde bron kan in beide voorkomen, maar de acceptatiecriteria verschillen.

Kunnen gegevens direct naar het ERP?

Dat vraagt een afzonderlijk ontwerp voor matching, rechten, goedkeuring en dubbele verwerking. De eerste proef op deze pagina stopt bij controleerbare veldvoorstellen.

Uitwerking door Instellect · 25 oktober 2026

Eigen procesontwerp en fictieve voorbeelden. Geen gemeten klantresultaten. Technische achtergrond: begin met een afgebakende workflow en toets bevoegdheden bij iedere actie.

Van idee naar haalbaarheid

Hoe loopt dit werk bij jouw team?

Beschrijf de taak, systemen en het gewenste resultaat. Daarmee kunnen we een eerste afbakening bespreken.

Bespreek je workflow ↗